文書檔案分類的三大方法

2021/12/16

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　1、年度分類法

　　就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐區(qū)分,通過形成年限逐次排開。運(yùn)用年度分類法,要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

　　2、組織機(jī)構(gòu)分類法

　　就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

　　3、問題分類法

　　就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。它以文件的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，按文件所涉及的問題(事由)分類。如一個(gè)全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計(jì)劃、產(chǎn)銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運(yùn)輸、售后服務(wù)等進(jìn)一步分類。

　　這種分類方法要求問題的概括應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確并且范圍明確，各個(gè)同級類目應(yīng)當(dāng)互相排斥，并按文件的主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。相對而言這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。

　　文書檔案分類一般是通過最低一級的檔案逐步朝著高級檔案進(jìn)行分類，這種方法在應(yīng)用的過程中是通過確定歸檔文件先后順序的方式來排列。