企業(yè)為什么要使用檔案管理系統(tǒng)？

2022/04/12

　　如今企業(yè)內(nèi)部的檔案都是以紙質(zhì)或者是其他方式存在的文檔，而如何正常的管理這些文檔是讓企業(yè)檔案管理人員最頭疼的地方，如果管理不當(dāng)?shù)脑捜菀壮霈F(xiàn)文檔的歸類、查找、檢索、保存、遺失等問題，因此檔案管理系統(tǒng)對于管理人員來說是一個(gè)非常重要的軟件。

　　一、辦公效率提升

　　傳統(tǒng)檔案管理重要依靠的是人，而數(shù)字化過后的檔案管理主要依靠的是電腦或者手機(jī)，以往的檔案調(diào)取都是由人工進(jìn)行操作的，調(diào)用起來很不方便，

　　而檔案管理系統(tǒng)只需在電腦中輸入要調(diào)取的檔案信息就能進(jìn)行查閱。辦公效率提升對于一個(gè)企業(yè)來說意義非凡，意味著可以在固定時(shí)間內(nèi)產(chǎn)出更多的效益，而效益又是一個(gè)企業(yè)較為看重的點(diǎn)。

　　二、避免經(jīng)濟(jì)糾紛

　　聽過很多因?yàn)闆]有保留檔案材料，而發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛的例子。比如歷史上形成的應(yīng)收款，很多因?yàn)闆]有保留必要的檔案材料，導(dǎo)致了檔案無法收回這種狀況的出現(xiàn)；又如在處理占地問題時(shí)，沒有檔案做憑證，就要繳納占地稅；再如在勞動糾紛當(dāng)中，企業(yè)不能提供有關(guān)證據(jù)，也會遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失等等問題。

　　這是企業(yè)在檔案管理中的首要訴求，而檔案管理系統(tǒng)可以通過收集、管理在經(jīng)營工作中所產(chǎn)生的各種憑證，以便合法、合規(guī)保障企業(yè)利益。

　　三、緩解檔案管理工作壓力

　　傳統(tǒng)檔案管理人員工作繁瑣，而且人員流動性大，尤其交接工作時(shí)，要有好多情況要重新了解，這不僅不利于工作開展，而且也加大了檔案管理人員的工作壓力，而使用了檔案管理系統(tǒng)的話，只需要熟悉軟件操作流程就可以進(jìn)行檔案管理。

　　檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)企業(yè)安全管理要求，個(gè)性化定制安全策略，讓企業(yè)的核心檔案得以安全地傳播與利用。