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新聞資訊
2022/07/28
隨著企業(yè)的不不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案數量也隨之增加，越來越多的文書檔案數量也導致了企業(yè)不得不花更多的精力在整理檔案上，這樣成本就會很高，相比之下文書檔案進行外包的話會大大降低企業(yè)對檔案管理人員的需求和降低成本等。那么在進行文書檔案外包時需要注意哪些事項呢？下面就跟著銀雁科技一起來了解一下吧！
1、基本要求
檔案管理外包服務管理體系完善，合規(guī)管理良好、保密管理、風險管理、知識產權管理、環(huán)境管理水平。
2、法規(guī)/標準要求
符合國家有關政策，嚴格按照國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和業(yè)務標準開展檔案寄存服務，規(guī)范化、專業(yè)化、必要時可在招標文件中列出相關制度、標準名稱和編號。
3、檔案存儲環(huán)境的要求
檔案專用倉庫可提供足夠的存儲空間，硬件設施條件必須滿足檔案要求“八防”質量和標準應符合要求《檔案館建筑設計規(guī)范》和《中華人民共和國檔案法》的要求?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》關于檔案倉庫建設和管理的有關規(guī)定。
4、檔案倉庫安全要求
全方位的安全系統(tǒng).人工執(zhí)勤24小時.中央閉路電視監(jiān)控.動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng).電子門禁系統(tǒng)等。
5、檔案信息保密要求
這一點非常重要。寄存服務提供商必須與員工簽訂保密協(xié)議或承諾，以確保員工在任職或離職時保持保守的國家秘密.需求方企業(yè)的商業(yè)秘密。員工違反保密協(xié)議的，存儲服務提供商應當承擔連帶責任。未經需求方事先書面許可，存儲服務提供商不得向任何第三方披露存儲需求方檔案（包括其他秘密或敏感信息）或保留需求方檔案（包括副本）；國家司法機關、國家行政機關依法要求披露檔案的，應當立即通知檔案寄存方。
6、提供使用環(huán)節(jié)的服務要求
查閱文件方便、快速、安全、規(guī)范；使用提供商提供自己的特殊文件交付車輛，及時、安全地提供各種文件交付服務；指文件提交授權人，確保文件安全。
以上就是文書檔案外包時需要注意的問題了。相信隨著相關法律法規(guī)的完善和行業(yè)發(fā)展的日趨成熟，檔案業(yè)務外包服務將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來越大的作用。
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