檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)有哪些？

2022/04/07

　　傳統(tǒng)檔案保持、保養(yǎng)和管理的難度都比較大，檔案數(shù)字化可以充分的利用檔案的資源來不斷提高檔案管理的水平，確保檔案信息的價(jià)值。

　　1、經(jīng)濟(jì)效益高

　　即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地的面積還節(jié)省了保管費(fèi)用。而且也方便了以后的查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。

　　2、辦公效率高

　　數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠、退休、流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。

　　數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理,能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。

　　3、具有較強(qiáng)的時(shí)效性

　　檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長(zhǎng)的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段以及方法，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案整理的周期，提高了員工的工作效率。

　　以上就是檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)介紹了。檔案管理數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新措施、新要求，用信息技術(shù)來提升檔案的管理水平。