檔案掃描過程中容易出現(xiàn)哪些問題？

2022/06/17

　　檔案掃描是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等多種技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，但是在這個過程中難免會出現(xiàn)一些問題，只有先了解清楚問題。才能在檔案掃描時避開這些問題，大大提高檔案掃描的工作效率，那么在檔案掃描的過程中容易出現(xiàn)的問題有哪些呢？下面就跟著銀雁科技一起來看看吧！

　　1、廣泛的檔案數(shù)字化范圍

　　在劃定檔案數(shù)字范圍時，一般只從實施網(wǎng)絡(luò)查看原文和將檔案范圍移交給檔案館兩個方面考慮，在檔案價值、檔案存儲、資本投入和產(chǎn)出等方面缺乏綜合性。在處理工作過程中出現(xiàn)問題時，范圍的廣泛性使其無能為力。

　　2、部分檔案的數(shù)字化保存價值不高

　　文件管理中心文件的數(shù)字化范圍已經(jīng)確定，所有保存期超過30年的文件和文件都是數(shù)字化的。由于各部門的兼職檔案人員更換頻繁，很難劃定檔案保存期，檔案保存期一般過高，導致部分檔案的數(shù)字價值不高。例如一些部門總結(jié)了一般的單一工作（計劃生育）作為一種長期保存。另一個例子是，一些部門將會議形成的所有文件分為存儲期，以便保存價值不高的文件占據(jù)數(shù)據(jù)庫空間。

　　3、檔案重復(fù)較多的數(shù)字化

　　例如，區(qū)政府辦公室提交的區(qū)長辦公室會議紀要，包括討論各部門和單位重要工作的實施計劃。重大問題和決策，以及職能局形成的重要文件，但作為一種文件，部門和單位也保存了這部分會議討論和批準的文件。雙方保存的期限在掃描范圍內(nèi)，導致掃描數(shù)據(jù)重復(fù)，增加了檔案人員的數(shù)據(jù)庫管理和備份工作量，也增加了掃描檔案的數(shù)量。

　　綜上所述就是檔案掃描過程中容易出現(xiàn)的問題介紹了。檔案形成的歷史悠久。檔案的種類也比較多，因此在開展檔案掃描時以偶定藥嚴格按照標準進行工作。